Negocios en Uruguay Laboral

1. Introducción

La reciente Resolución del Ministerio de Trabajo del 18 de setiembre de 2007, que comentamos en esta oportunidad, complementa el Decreto 108/2007, el cual estableció la regulación sobre los documentos de trabajo. A continuación presentamos una compilación de algunas de las reglas del Decreto y la Resolución referida, en lo atinente al Libro de Registro Laboral, el cual sustituye al antiguo Libro Único.

2. Libro de registro laboral

Todas las empresas deberán llevar el Libro de Registro Laboral. Cada establecimiento de la empresa deberá contar con uno, aún cuando se opte por la Centralización de la Planilla de Control de Trabajo. Por lo cual, en caso de varios establecimientos de la misma empresa, aunque sea dentro del mismo Departamento o ciudad, cada uno debe tener su libro.

El plazo para registrar este libro es de 10 días hábiles desde el inicio de actividades de la empresa. Deberá contar como mínimo con 30 folios y será renovado una vez completados los mismos. Deberá contar con tapas duras y ser registrado ante la Inspección General del Trabajo y de la Seguridad Social. Es decir que el régimen es similar al existente al régimen anterior. Obviamente recomendamos la adquisición de Libros con cantidad suficiente de hojas a la luz de las variadas constancias que en los mismos se deben plasmar.

Deberá tener en su primer folio: razón social, tipo de sociedad, número de Planilla de Control de Trabajo, Grupo y Subgrupo de actividad, ubicación de la empresa y Sección Policial a la que pertenece, número de afiliación al BPS, número de afiliación al Banco de Seguros del Estado, número de RUC y/o cédula de identidad según corresponda, cantidad de folios que lleve el Libro. Constancias todas necesarias para la correcta identificación del mismo y que los Inspectores (suponemos), verificarán con la exégesis correspondiente.

3. Descansos

Es obligatorio que la empresa documente en el Libro de Registro Laboral las modificaciones al sistema de descanso rotativo. Es decir, que cuando exista este régimen de descanso semanal, o se modifique en general el régimen de descanso semanal, se deberá dejar constancia expresa en el libro de este hecho. Recomendamos que los cambios sean establecidos por escrito en cada caso, que se adosen al libro los contratos o acuerdos respectivos, y que se conserven en el mismo para su control, exhibición y eventual utilización como medio probatorio.

4. Anotaciones preceptivas

En este Libro se deberá anotar de manera preceptiva por parte de la empresa, los ítems que se desarrollan a continuación. Sin perjuicio de ello, reiteramos al igual que en el numeral anterior, que lo recomendable es siempre documentar por acuerdo expreso y escrito con el trabajador, toda modificación individual o colectiva de las respectivas relaciones laborales. A esos efectos, contamos con los instrumentos necesarios para documentar dichos cambios. Las constancias preceptivas son:

• Cambios de horario y turno del trabajador, en forma anticipada o diferente del contrato de trabajo inicial. En definitiva, los cambios con cierta vocación de permanencia.
• Las horas que excedan el horario normal de Trabajo. Obviamente referido a los horarios extraordinarios que se cumplan con cierta asiduidad (o sean fácilmente predecibles). Ello refiere tanto a horas extras como horas de trabajos en feriados no laborables, días de descanso semanal, etc.
• El horario que cumplen diariamente aquellos trabajadores que por la naturaleza de la actividad que realizan no sea posible establecer la hora de comienzo y de finalización de la jornada.
• Se anotarán dentro de las 24 hrs. de ocurridos, los accidentes de trabajo ordenados en forma cronológica y sucesiva, fecha, nombre de los accidentados, descripción de los hechos, medidas adoptadas o a adoptarse para evitarlos. Todo sin perjuicio de continuar cumpliendo con los demás requisitos del BSE en cuanto a la denuncia de accidentes.

Como corolario de lo anterior, a efectos del correcto contralor por parte del MTSS, también se anotará por parte de los Inspectores de Trabajo, en cada una de las visitas que se realice a los establecimientos, en orden cronológico, las resultancias de cada Inspección, así como las observaciones e intimaciones que se pudieran realizar en cada oportunidad a la empresa. Además de esta anotación, los Inspectores deberán labrar el Acta respectiva la cual debe ser suscrita por personal autorizado y dejar copia de la misma en el Establecimiento.

5. Cambios de horarios y turnos

Aquellas empresas que cambian en forma reiterada horarios y turnos de su personal, podrán llevar el registro de estos cambios mediante listados por computadora, con los siguientes requisitos:

1. Dejar constancia en el sector de Observaciones de la Planilla de Trabajo del número de orden del Trabajador y de que el cambio de horario se anota en el Libro de Registro.
2. Dejar constancia en el Libro de Registro Laboral que los cambios de horario se registran en listados por computadora.
3. Identificar en los listados el número de orden del trabajador, la fecha en que cambia el horario, y el horario que va a realizar con detalle el descanso intermedio y semanal correspondiente.
4. Ordenar cronológicamente los listados y se posibilita su archivo en carpetas o cualquier forma de archivo, que permita el oportuno y correcto control de los Inspectores.

6. Plazos

El plazo para registrar el Libro de Registro Laboral es de 10 días hábiles desde que la empresa inicia sus actividades.

Sin embargo, para las empresas que con anterioridad al Decreto 108/007, tenían ya actividad, y por tanto ya tenían registrado el Libro Único de Trabajo, no deberá realizar ningún trámite ante el MTSS. El Libro Único de Trabajo es homologado automáticamente como Libro de Registro Laboral (el anterior hace las veces del nuevo). El Libro de Registro Laboral deberá ser renovado cuando se completen sus folios (o los del Libro Único anterior). Este extremo será controlado por la Inspección General del Trabajo y de la Seguridad Social o por la Oficina de Trabajo Departamental correspondiente; quienes registrarán de forma inmediata el nuevo libro.

Respecto de la conservación del libro, agotados los folios u hojas del mismo, el Libro de Registro Laboral deberá permanecer en la empresa junto con el que se encuentre en uso por un término de dos años.