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Cumplimiento de Normas Vigentes para Sociedades Anónimas

1. Introducción

Como consecuencia de diversos planteos de nuestros clientes, en los últimos meses hemos constatado que la mayoría de los clientes a los cuales asesoramos en materia laboral, tributaria, civil, redacción de contratos, etc. operan utilizando como vehículo a una sociedad anónima y se encuentran en situación de incumplimiento de la normativa vigente relativa a las mismas.

Estos incumplimientos en la mayoría de los casos son formales y no se les da la trascendencia que merecen, pero pueden generar las siguientes consecuencias:

  • Multas de tipo administrativo, básicamente aplicadas por la Auditoría Interna de la Nación (en adelante AIN) que es el órgano estatal de control de las sociedades anónimas.
  • Demoras excesivas al momento de adoptar determinadas decisiones, o requerir la aprobación de reformas o modificaciones en el capital social que deben ser instrumentadas en forma urgente.
  • Complicar la situación de la sociedad ante inspecciones de la Dirección General Impositiva. Hemos actuado en casos en los cuales determinadas partidas se consideraban dentro del patrimonio por la sociedad y la DGI las consideró como pasivo por la falta de documentación adecuada (resoluciones de directorio o asamblea), entendiendo de esta manera que debían tributar en forma diferente, pretendiendo el cobro de tributos y la aplicación de multas y recargos.
  • Constatación de incumplimiento de normas ante la realización de una auditoría de compra o auditorías requeridas por la casa matriz, accionistas mayoritarios o por los auditores externos.

A continuación mencionamos brevemente los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta para dar cumplimiento a las normas vigentes en materia de sociedades anónimas.

2. Estatutos

Toda sociedad anónima (salvo las usuarias de zona franca) debe tener su estatuto aprobado por la Auditoría Interna de la Nación, inscripto en el Registro Nacional de Comercio y realizadas las publicaciones en el Diario Oficial y otro de su domicilio.

Las reformas de estatutos deben cumplir las mismas formalidades mencionadas anteriormente, a excepción de los aumentos de capital contractual que no son aprobados por la AIN sino que se deben comunicar a dicha oficina. Toda reforma de estatutos debe ser resuelta por asamblea de accionistas, salvo el caso de aumento obligatorio de capital que puede ser aprobado por el directorio.

La documentación anterior es necesaria para realizar las modificaciones que controla la AIN. En caso de no contar con la documentación anterior, podemos asistirlo en la reconstrucción de la misma o realizar los trámites que estén pendientes.

3. Acciones

El total del valor nominal de las acciones debe ser igual al capital integrado de la sociedad. Los títulos deben contener los requisitos previstos por la Ley de Sociedades Comerciales 16.060 (en adelante LSC) y deben estar firmados por los representantes de la sociedad. Pueden existir títulos que representen más de una acción y se pueden destruir los títulos existentes para emitir nuevos si se quieren redistribuir los títulos o si hubo un cambio de nombre o aumento de capital y se debe incorporar a los títulos accionarios.

En caso de que las acciones sean nominativas o escriturales, es necesario llevar el Libro de Registro de Acciones Nominativas o Escriturales, en el cual deberán constar la cantidad de acciones emitidas, los titulares de las mismas, la transferencias de acciones y todo negocio realizado sobre las acciones. En caso de extravío o hurto de las acciones se prevé un trámite complejo para lograr que se emitan nuevamente los títulos.

Es práctica habitual e incorrecta emitir certificados provisorios como consecuencia de aportes irrevocables o aportes a cuenta de futuras integraciones. Esto no se ajusta a la normativa vigente y no se deberían emitir certificados provisorios en estos casos, sino que se debería realizar un contrato de suscripción de acciones.

De acuerdo a lo resuelto por las Leyes 18.092 y 18.172, las sociedades anónimas titulares de inmuebles rurales con explotación agropecuaria deberán necesariamente tener acciones nominativas. En caso de que a la fecha tengan acciones al portador, deberán modificar sus estatutos y emitir las nuevas acciones nominativas. El plazo para cumplir con esta modificación vence en enero del año 2009. Se debe tener en cuenta que actualmente el trámite de reforma por cambio de acciones está demorando aproximadamente 4 meses. Nuestra experiencia nos indica que más cerca del vencimiento del plazo se van a ingresar una cantidad importante de trámites de reformas extraordinarios que van a generar demoras adicionales en la Auditoría Interna de la Nación y el Registro Nacional de Comercio, por lo que se va a extender el plazo de 4 meses mencionado anteriormente. En caso de ser necesario, sugerimos iniciar este trámite a la brevedad dado que el incumplimiento de lo establecido anteriormente provoca la disolución de la sociedad.

4. Libros societarios

Toda sociedad anónima debe llevar los siguientes libros:

  • Actas de asamblea: se deben pasar las asambleas celebradas en forma cronológica y las actas deben estar firmadas por el presidente de la asamblea y los accionistas designados.
  • Actas de directorio: se deben pasar las actas de directorio y deben estar firmadas por todos los directores asistentes a cada reunión.
  • Registro de accionistas: debe ser completado el registro y asistencia de los accionistas a la asamblea. Debe estar firmado por cada accionista que asiste o su representante. El registro y la asistencia debe ser “cerrada” en el libro por el representante de la sociedad.
  • Libro Diario: se deben registrar todas las operaciones de la sociedad en forma cronológica.
  • Libro Inventario: se deben transcribir los estados contables en forma cronológica.

Los libros deben estar certificados por el Registro Nacional de Comercio y llevados en forma cronológica, sin enmendaduras ni tachaduras. En caso del libro Diario e Inventario, pueden ser sustituidos por hojas móviles, que deben ser intervenidas posteriormente por el Registro Nacional de Comercio cuando se llega a las mil hojas.

Los libros llevados en debida forma hacen prueba a favor de la sociedad. En caso de no contar con alguno de los libros, se puede solicitar su certificación al Registro de Comercio. En caso de pérdida o robo de alguno de los libros, se deberá realizar un trámite judicial sumario a los efectos de lograr la certificación del nuevo libro.

5. Celebración de Asambleas

Dentro de los 180 días de cerrado el ejercicio económico, se deberá realizar una asamblea ordinaria que resuelva: la aprobación de los estados contables, la memoria y el proyecto de distribución de utilidades y designación del directorio y su remuneración y de los integrantes del órgano de control interno en caso de existir.

Al momento de aprobar el proyecto de distribución de utilidades, se debe tener en cuenta que primero se deben absorber las pérdidas acumuladas, luego se debe constituir la reserva legal y luego se puede proceder a distribuir utilidades. Es obligatoria la distribución de un dividendo mínimo del 20% de las utilidades en efectivo, salvo que accionistas que representen más del 75% del capital integrado, resuelvan por resolución fundada no proceder a su distribución.

En caso de que se decida capitalizar utilidades, se deben emitir las acciones correspondientes y aumentar el capital integrado.

En caso de que la sociedad cuente con exoneraciones o beneficios fiscales que obliguen a realizar la capitalización de utilidades o la creación de reservas, el incumplimiento de estos extremos podría llevar a que la DGI entienda que no se cumplió con la normativa aplicable a las exoneraciones o beneficios fiscales y pretenda gravar los montos que se consideraban exonerados.

Las asambleas extraordinarias se celebrarán en caso de ser necesario por existir algún asunto que sea competencia de la misma (reformas de estatutos, aumentos, reducciones y reintegro de capital, fusión, transformación, etc.) o por ser un asunto de competencia de la asamblea ordinaria, pero que deba ser resuelvo en forma urgente (por ejemplo un cambio en los integrantes del directorio).

Es importante que si se celebra una asamblea se redacte el acta en forma correcta, designando Presidente de la asamblea, que sea firmada por el Presidente y los accionistas designados y que las actas se pasen en forma cronológica al Libro de Actas de Asambleas. Toda asamblea para ser celebrada debe ser convocada por el directorio en forma previa. Los accionistas que asisten a la asamblea deben firmar el Libro de Registro de Accionistas.

6. Capital

El capital integrado debe reflejar la suma del valor nominal de las acciones emitidas, que en ningún caso puede superar el capital contractual.

Los aumentos, reducciones y reintegros de capital integrado deben ser resueltos por asamblea extraordinaria y comunicados a la AIN. Por lo general implican además cambios en la cantidad de acciones y se debe proceder a la emisión de las nuevas acciones.

Es posible aumentar el capital integrado por resolución del directorio cuando existe capital contractual suficiente para realizar el aumento.

Todo aumento de capital integrado por nuevos aportes debe ser precedido de la formulación de un balance especial y la capitalización de los rubros patrimoniales, salvo que los aportes se realicen por los accionistas en la misma proporción de sus acciones o que no existan rubros de capitalización obligatoria. En la medida que la sociedad tenga más de un accionista, se deberá además dar cumplimiento a las publicaciones relativas al derecho de receso y derecho de preferencia de los accionistas.

6.1 Aumento obligatorio de capital integrado

El artículo 288 de la LSC prevé el aumento obligatorio del capital integrado cuando, aprobado el balance anual de la sociedad, el capital integrado represente menos del 50% del capital integrado más las reservas.

La fórmula a aplicar para determinar si se debe aumentar el capital es la siguiente:

KI / (KI + Reservas) < 0,5

De acuerdo con lo establecido en el inciso segundo del artículo 288, el órgano de administración (directorio o administrador) deberá disponer el aumento del capital contractual dentro de los 30 días de aprobado el balance y no se requerirá conformidad administrativa, lo que significa que la AIN no aprueba el aumento, sino que solamente se le debe comunicar.

6.2 Reducción obligatoria de capital integrado

La reducción obligatoria de capital integrado prevista en el artículo 293 de la LSC es una reducción nominal de capital, y es obligatoria cuando las pérdidas acumuladas insuman las reservas y el 50% del capital integrado.

La formula a aplicar en este caso para determinar si estamos dentro de esta situación es la siguiente:

Pérdidas Acumuladas > Reservas + 50% KI

6.3 Disolución por pérdidas

La LSC establece como causal de disolución en el artículo 159 numeral 6, la existencia de pérdidas que reduzcan el patrimonio social a una cifra inferior a la cuarta parte del capital social integrado. Las pérdidas acumuladas deberán haber producido una reducción patrimonial tal, que el patrimonio neto resulte inferior al 25% del capital social integrado.

La formula a tener en cuenta para realizar el cálculo es la siguiente:

PN < 25% KI

En estos casos no se produce la disolución automática de la sociedad, sino que solamente se genera la causal. La disolución podría ser solicitada judicialmente por un accionista o un tercero.

7. Patrimonio

Toda modificación en las cuentas del patrimonio social, normalmente implican una resolución de asamblea o directorio, salvo la contabilización de ajustes al patrimonio.

Las modificaciones al capital se analizaron en el punto anterior. La creación de reservas y distribución de utilidades va a depender de lo resuelto por la asamblea ordinaria al momento de aprobar el proyecto de distribución de utilidades. En caso de distribución anticipada de utilidades, es necesario aprobar la misma en el curso del ejercicio y formular un balance especial.

Con el régimen vigente, no es posible registrar en el patrimonio aportes irrevocables o aportes a cuenta de futuras integraciones, estos se deben registrar como pasivos. A los efectos de que efectivamente sean considerados patrimonio, se deberán adoptar las resoluciones sociales necesarias para aumentar el capital integrado y/o contractual en caso de ser necesario.

8. Registro de Estados Contables

La Ley 17.243 publicada en el Diario Oficial del 6 de julio de 2000 (Ley de Urgencia I) incorporó a la LSC el artículo 97bis, haciendo obligatorio el registro de los estados contables de las sociedades comerciales ante el órgano estatal de control. El Decreto 253/001 publicado en el Diario Oficial del 10/07/2001 reglamentó los diferentes aspectos de la registración de los estados contables.

Las sociedades anónimas cuyos activos totales al cierre de cada ejercicio anual superen las 30.000 UR (treinta mil unidades reajustables), o que registren ingresos operativos netos durante el mismo período que superen las 100.000 UR (cien mil unidades reajustables), deberán registrar ante la AIN sus estados contables dentro de los ciento ochenta días siguientes a la finalización de su ejercicio económico.

La sociedad no podrá distribuir utilidades resultantes de la gestión social sin que previamente haya registrado los estados contables correspondientes al último ejercicio cerrado. Si bien se prevé que la AIN en caso de infracción a las prohibiciones precedentes, podrá aplicar las sanciones que disponga la reglamentación, en el marco de lo establecido por el artículo 412 de la presente ley, a la fecha no se están aplicando sanciones.

9. Inscripciones en el Registro Nacional de Comercio

Se debe inscribir en el Registro Nacional de Comercio la integración del directorio de la sociedad y todas sus modificaciones, en caso contrario los actos realizados por los mismos no serán oponibles a terceros.

En la medida que existan convenios de accionistas y se desee que estos tenga efecto ante terceros, también se deben inscribir en el Registro Nacional de Comercio, además de entregarse una copia a la sociedad y que sea anoten en los títulos accionarios la existencia del convenio.

10. Cómo podemos asistirlo

En la medida que usted considere que no está dando cumplimiento a algunos de los aspectos mencionados anteriormente, podemos asistirlo para solucionar la situación.

La existencia de aportes irrevocables, falta o registraciones incompletas en los libros, diferencias entre las acciones emitidas y el capital de la sociedad, aumentos o reducciones de capital sin comunicar a la AIN, emisión de certificados provisorios, falta de celebración de una asamblea ordinaria anual, configuración de causales de aumento o reducción obligatoria de capital o causal de disolución, ameritarían el análisis de la situación y la toma de alguna decisión para resolver la misma.

También estamos en condiciones de realizar una auditoría de cumplimiento de las normas societarias, a los efectos de constatar si existen irregularidades o incumplimientos con relación a las normas anteriores.

Quedamos a sus órdenes por cualquier aclaración o ampliación que estime necesaria.

Dr. Luis Lapique
Socio

 
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